Todos atravesamos por épocas en las que nos parece que el día debería tener más horas. Hay circunstancias ajenas a nosotros que pueden afectar a nuestro ritmo de trabajo normal. Pero para algunas personas la sensación de que le faltan de horas en el día se convierte en una rutina. Si éste es su caso, le ofrecemos cuatro sencillas claves para organizar mejor su tiempo.
El tiempo es un bien universal repartido de forma democrática entre todos nosotros. Todos empezamos cada día con la misma cantidad de tiempo en nuestro contador: 86.400 segundos. De cada uno de nosotros depende cómo administramos ese tiempo.
En un primer momento podríamos pensar que una persona a la que le falta tiempo para finalizar sus tareas es una persona con más obligaciones que otra que sí las termina. Pero entonces por qué el dicho de “si quieres que algo se haga, encárgaselo a una persona ocupada”.
Por regla general, la realidad es otra y tiene que ver con la capacidad para la organización del tiempo. Si habitualmente nos falta tiempo deberíamos plantearnos cómo estamos organizados. Le presentamos cuatro sencillas claves que le ayudarán a sacar mayor rendimiento a las horas del día:
1. Deje de hacer cosas innecesarias.
De todas las cosas que debemos hacer en un día, aquello que no es importante ni urgente, acaba siendo una pérdida de tiempo y, por tanto, deberíamos dejar de hacerlas. Analice a qué actividades dedica su tiempo a lo largo de un día normal de trabajo y si podría dedicarlo a actividades más importantes.
Deberíamos dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a realizar tareas productivas que nos reporten un alto rendimiento, es decir, a tareas planificadas, importantes pero no urgentes.
Otra parte de nuestro tiempo se dedica a compromisos ineludibles, actividades importantes y que no se pueden posponer: reuniones imprevistas, visitas inesperadas, etc.
Por desgracia, en todos los empleos existen los conocidos “gajes del oficio”: las crisis, los apaga fuegos, las fechas límites. Parte del tiempo que se dedica a los gajes del oficio podría haberse dedicado a otras actividades más productivas si se hubiera realizado una buena planificación. En este caso nos encontramos realizando actividades urgentes pero que carecían de importancia antes de convertirse en urgentes.
En una situación ideal deberíamos dedicar el 50% de nuestro tiempo a tareas productivas e importantes, tanto en lo profesional como en lo personal.
2. Delegue.
Este epígrafe es un clásico en cualquier manual de gestión del tiempo. Delegar es difícil. Unas veces por exceso de celo (creemos que nadie podrá hacer el trabajo tan bien como nosotros mismos), otras por mala planificación (falta de tiempo para enseñar a otro cómo realizar la tarea que debemos delegar), lo cierto es que nos resulta difícil delegar tareas o funciones.
Los problemas surgen cuando, por no delegar, disponemos de menos tiempo para realizar otras actividades más importantes o bien terminamos delegando tareas cuya responsabilidad es exclusivamente nuestra.
3. Analice y luego actúe.
Es frecuente ante un exceso de trabajo lanzarse a realizar las tareas sin haber analizado previamente la situación. Estos retrasos se podrían haber evitado dedicando algo de tiempo a planificar la tarea. Como dijo Abraham Lincoln: “Si dispusiera de ocho horas para cortar un árbol, emplearía seis en afilar el hacha”.
4. Si no quiere perder su tiempo no se lo haga perder a otras personas.
-Siempre que pueda, planifique sus reuniones para que todos sepan cuáles serán los temas a tratar y puedan prepararlos con antelación.
-Aprenda a dirigir reuniones para que no se conviertan en un interminable debate.
-Practique la puntualidad. Ni siendo el jefe se puede excusar tener a los demás esperándole. Para evitarlo, planifique. La falta de tiempo no puede convertirse en la excusa para hacer perder el tiempo a los demás.
Por: Rosana Pereira Davila, Directora de Tess-on - Psicología y Formación
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